Dans le cadre de l’inscription, du profil utilisateur et de la gestion d’une réservation Go for SKI, certaines données personnelles sont demandées aux responsables de réservation et aux participants.
Ces données sont demandées uniquement pour permettre l’inscription, la gestion du compte utilisateur, la gestion de la réservation, l’organisation pratique du séjour, le transport, l’hébergement, les forfaits, les cours, la location de matériel, les activités, les paiements, les documents et les communications liées au séjour.
Les renseignements sont gardés et utilisés uniquement dans le cadre des séjours en cours ou pour le suivi administratif du séjour concerné. Les données de contact peuvent toutefois être conservées afin de reprendre contact ultérieurement, notamment pour informer les personnes concernées au sujet de futurs séjours, activités ou communications liées à Go for SKI, dans le respect des règles applicables et des préférences de communication exprimées par la personne concernée.
Les données sont conservées dans la base de données annuelle du séjour concerné afin de permettre le suivi administratif, la preuve des réservations, des paiements, des communications et la gestion d’éventuelles contestations.
1. Données demandées lors de l’inscription et dans le profil
Les données suivantes sont demandées lors de l’inscription ou peuvent être modifiées dans le profil utilisateur.
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
|---|---|
Type de service | Identifier le contexte professionnel, associatif ou administratif du responsable. |
Nom du service | Identifier le service, l’unité ou l’organisation du responsable. |
Matricule, numéro de service ou numéro d’affiliation | Vérifier que la personne a bien le droit de s’inscrire et de réserver un séjour. Le numéro d’affiliation permet aux personnes sans matricule de s’inscrire si elles disposent d’un numéro valide. |
Nom | Identifier correctement le responsable de réservation ou l’utilisateur. |
Prénom | Identifier correctement le responsable de réservation ou l’utilisateur. |
Pays | Identifier le pays de résidence et faciliter l’organisation administrative. |
Code postal et localité | Déterminer la région ou la province afin d’organiser au mieux le trajet du bus et les arrêts les plus proches du domicile des participants. |
Rue, numéro et boîte | Ces champs peuvent rester vides. Ces données ne sont pas indispensables pour déterminer le trajet du bus. Elles peuvent être utilisées uniquement si elles sont nécessaires pour compléter une identification administrative ou un contact postal éventuel. |
Langue | Permettre une communication correcte en français ou en néerlandais. |
Téléphone | Permettre un contact direct si nécessaire pour une question administrative ou pratique liée au séjour. |
GSM | Permettre un contact rapide avant ou pendant le séjour, notamment en cas d’urgence, de changement d’horaire, de problème d’organisation ou de contact nécessaire avec un prestataire concerné. |
Adresse e-mail | Créer le compte utilisateur, confirmer l’inscription, envoyer les informations liées à la réservation, permettre la réinitialisation du mot de passe et transmettre les communications importantes. |
Confirmation de l’adresse e-mail | Éviter les erreurs d’encodage et s’assurer que les communications importantes arrivent à la bonne adresse. |
Mot de passe | Sécuriser l’accès au compte utilisateur. Le mot de passe n’est pas conservé en clair et est stocké sous forme sécurisée par hachage. |
Confirmation du mot de passe | Éviter les erreurs d’encodage lors de la création ou de la modification du mot de passe. |
Mot de passe actuel | Vérifier l’identité de l’utilisateur lorsqu’il souhaite modifier son mot de passe ou certaines données sensibles dans son profil. |
Nouveau mot de passe | Permettre à l’utilisateur de modifier son mot de passe. |
2. Données liées à la réservation
Les données suivantes sont demandées ou affichées dans le formulaire de réservation afin d’organiser correctement le séjour.
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Séjour choisi | Inscrire les participants au bon séjour et calculer les prix, disponibilités, listes et documents correspondants. |
Type de chambre | Organiser l’hébergement et calculer les suppléments ou réductions éventuels. |
Nombre de personnes / capacité de chambre | Vérifier la cohérence entre le nombre de participants et le type de chambre choisi. |
Acceptation du partage de chambre | Savoir si une chambre peut être partagée afin de faciliter l’organisation ou d’éviter un supplément. |
Remarque générale de la réservation | Permettre au responsable d’indiquer une information utile à l’organisation du séjour. Les personnes sont invitées à ne pas mentionner d’informations sensibles ou médicales, sauf si cela est strictement nécessaire. |
Acceptation des conditions | Confirmer que le responsable a pris connaissance des conditions liées à la réservation. |
3. Données d’identification des participants
Pour chaque participant repris dans la réservation, certaines données sont demandées.
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Nom | Identifier correctement chaque participant et établir les listes nécessaires au séjour. |
Prénom | Identifier correctement chaque participant et établir les listes utiles au séjour. |
Date de naissance | Vérifier l’âge, appliquer les bons tarifs, déterminer les catégories de forfaits, cours, hébergement ou matériel, et justifier certaines réductions ou gratuités. |
Sexe | Organiser certains aspects pratiques, notamment la répartition des chambres. Dans certains cas, le sexe peut aussi être nécessaire pour l’attribution ou l’établissement de certains forfaits de ski anonymisés basés sur le genre de la personne. |
Adresse e-mail du participant | Permettre une communication éventuelle avec le participant si cela est nécessaire. |
GSM du participant | Permettre un contact rapide avant ou pendant le séjour, notamment en cas d’urgence, de changement d’horaire, de problème d’organisation ou de contact nécessaire avec un prestataire concerné. |
4. Données liées au transport et au bus
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Choix du bus | Savoir si le participant utilise le transport organisé, ne l’utilise pas ou est concerné par une liste d’attente. |
Lieu ou arrêt de départ | Organiser les trajets, les horaires, les listes d’embarquement et la répartition par bus. Les arrêts peuvent varier selon les inscriptions, les régions des participants et l’organisation pratique du trajet. |
Heure de départ affichée | Informer le participant de l’horaire prévu pour son lieu de départ. |
Attribution éventuelle d’un siège | Organiser le placement dans le bus, regrouper les familles ou réservations et faciliter l’embarquement. |
5. Données liées aux forfaits de ski
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Type de forfait / skipass | Prévoir ou commander le bon forfait et calculer le prix correct selon l’âge, le sexe ou la catégorie applicable. |
Âge du participant | Déterminer la catégorie de forfait applicable. |
Sexe du participant | Dans certains cas, permettre l’attribution ou l’établissement de certains forfaits anonymisés basés sur le sexe. |
Preuve d’âge ou attestation éventuelle | Justifier une gratuité, une réduction ou une catégorie de forfait lorsque la société des remontées mécaniques l’exige. Ces preuves peuvent être transmises à la société des remontées mécaniques si nécessaire. |
6. Données liées aux cours de ski
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Choix des cours de ski | Organiser les cours, prévoir les groupes et appliquer le prix correspondant. |
Âge du participant | Déterminer le type de cours ou le groupe adapté. |
Niveau ou expérience éventuelle | Adapter le groupe ou le type de cours au niveau du participant. |
GSM si nécessaire | Permettre un contact direct si l’école de ski ou l’organisation doit joindre le participant. |
7. Données liées à l’assurance
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Choix de l’assurance | Savoir si une assurance est souhaitée ou non et appliquer le prix correspondant. |
Données nécessaires à l’assurance | Certaines données peuvent être transmises à l’assurance si l’assurance est prise ou organisée par Go for SKI. Cette situation reste exceptionnelle. |
8. Données liées à la location de matériel et à l’équipement
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Choix de location de matériel | Organiser la location, vérifier les disponibilités, préparer le matériel adapté et appliquer le prix correspondant. |
Type de matériel demandé | Savoir quel matériel doit être prévu ou réservé, par exemple skis, snowboard, chaussures, casque ou autre équipement disponible. |
Taille | Réserver à l’avance le matériel adapté et vérifier si le matériel disponible est suffisant. |
Pointure | Réserver à l’avance les chaussures ou le matériel adapté. |
Âge | Déterminer la catégorie de matériel applicable. |
Niveau ou expérience éventuelle | Préparer la location du matériel et adapter le choix du matériel. |
GSM si nécessaire | Permettre un contact direct avec le participant si le prestataire de location doit obtenir ou vérifier une information. |
9. Données liées aux activités
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Activités choisies par participant | Inscrire le participant aux activités choisies et appliquer le prix correspondant. |
Activités liées à la réservation | Organiser les activités qui concernent toute la réservation ou plusieurs participants. |
Quantité ou nombre de prestations | Calculer correctement le prix et organiser l’activité. |
10. Données liées aux véhicules personnels
Dans certains cas, des participants ou responsables peuvent laisser leur véhicule sur un parking ou à un lieu de départ pendant toute la durée du séjour. Certaines données relatives au véhicule peuvent alors être demandées.
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Marque du véhicule | Faciliter l’identification du véhicule sur le parking ou au lieu de stationnement. |
Type ou modèle du véhicule | Faciliter l’identification du véhicule en cas de problème, de contrôle ou de nécessité pratique. |
Couleur du véhicule | Permettre une identification rapide du véhicule sur place. |
Plaque d’immatriculation | Identifier un véhicule laissé sur place pendant le séjour et pouvoir le relier au conducteur ou au responsable concerné. |
Conducteur ou responsable du véhicule | Savoir qui contacter si un problème survient avec le véhicule. |
GSM du conducteur | Contacter rapidement la personne concernée si un problème survient avec le véhicule laissé sur place. |
Lieu de départ lié au conducteur | Savoir à quel endroit le véhicule est susceptible d’être laissé ou à quel lieu de départ il est lié. |
Ces données sont demandées pour des raisons pratiques et de sécurité, notamment pour pouvoir identifier les véhicules qui restent stationnés pendant la durée du séjour et contacter leur propriétaire ou conducteur si nécessaire.
11. Données liées à l’hébergement
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Type de chambre | Organiser l’hébergement et calculer les suppléments ou réductions éventuels. |
Partage de chambre | Savoir si un participant accepte de partager une chambre afin d’éviter un supplément single ou de faciliter l’organisation de l’hébergement. |
12. Données de paiement affichées
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Montant total à payer | Communiquer le prix de la réservation et suivre le solde. |
Montant déjà payé | Suivre les paiements reçus. |
Solde restant dû | Savoir si la réservation est entièrement payée. |
Détail des montants par participant | Permettre de comprendre le calcul du total à payer. |
Détail du total réservation | Permettre de comprendre les éléments liés à la réservation, par exemple la chambre, les options, réductions ou suppléments. |
Numéro de réservation | Identifier correctement la réservation lors des paiements. |
Référence ou communication de paiement | Permettre d’attribuer correctement un paiement à la bonne réservation. |
13. Documents transmis via la réservation
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Document uploadé | Transmettre un document nécessaire au suivi administratif ou à l’organisation du séjour. |
Libellé du document | Identifier plus facilement le type de document transmis. |
Remarque ou description du document | Donner une précision utile sur le document transmis. |
Nom du fichier | Identifier le document transmis. |
Date d’upload | Savoir quand le document a été transmis. |
Personne ayant transmis le document | Savoir qui a ajouté le document à la réservation. |
Preuve d’âge ou attestation éventuelle | Justifier une gratuité, une réduction ou une catégorie de forfait. Ces preuves peuvent être transmises à la société des remontées mécaniques si cela est nécessaire. |
14. Messages, communications et historiques liés à la réservation
Donnée demandée | Raison de la demande, de l’utilisation et de la conservation |
Message interne lié à la réservation | Permettre les échanges entre l’administration et le responsable de réservation. |
Date et heure du message | Suivre l’historique des échanges liés à la réservation. |
Auteur du message | Identifier qui a envoyé le message. |
Historique des e-mails liés à la réservation | Vérifier qu’une communication importante a été envoyée. |
15. Transmission limitée à certains prestataires
Dans le cadre de l’organisation du séjour, certaines données peuvent être transmises à des prestataires externes, mais uniquement lorsque cela est nécessaire pour la prestation concernée. Toutes les données ne sont donc pas transmises systématiquement à tous les prestataires.
Les données communiquées dépendent du rôle du prestataire et du service qu’il doit assurer pour Go for SKI. Seules les informations utiles et nécessaires sont transmises. Aucune donnée inutile à la prestation concernée n’est volontairement transmise.
Prestataire | Données éventuellement transmises | Raison |
Hôtel | Données nécessaires à l’hébergement, par exemple nom, prénom, âge, sexe si nécessaire, répartition des chambres et renseignements utiles. | Organiser les chambres, établir les listes hôtel et permettre le calcul correct du prix. |
École de ski | Données nécessaires aux cours, par exemple nom, prénom, âge, GSM si nécessaire, niveau éventuel et renseignements utiles. | Organiser les groupes de cours, adapter les cours à l’âge et au niveau des participants, et permettre un contact si nécessaire. |
Prestataire de location de matériel | Données nécessaires à la location, par exemple nom, prénom, âge, GSM si nécessaire, taille, pointure, type de matériel demandé et niveau éventuel. | Réserver le matériel, vérifier les disponibilités, préparer le matériel adapté et permettre un contact si nécessaire. |
Société des remontées mécaniques | Données ou justificatifs nécessaires, par exemple âge, sexe si nécessaire, preuve d’âge ou attestation demandée. | Établir le forfait correct, appliquer une gratuité, une réduction ou une catégorie applicable. |
Assurance éventuelle | Données strictement nécessaires à l’établissement ou à l’activation de l’assurance. | Uniquement si une assurance est prise ou organisée par Go for SKI, ce qui reste exceptionnel. |
Prestataire de transport / bus | Données nécessaires au transport, par exemple nom, prénom, GSM si nécessaire, lieu ou arrêt de départ et liste des participants transportés. | Organiser le transport, les horaires, les listes d’embarquement et permettre un contact en cas de problème. |
Prestataires d’activités | Données strictement nécessaires à l’activité choisie. | Inscrire correctement les participants et permettre l’organisation pratique de l’activité. |
Responsable d’un lieu de parking ou de départ | Plaque d’immatriculation, marque, modèle/type, couleur du véhicule, nom, prénom et GSM du conducteur ou responsable si nécessaire. | Identifier les véhicules laissés sur place pendant le séjour et contacter rapidement la personne concernée en cas de problème. |
16. Historique, traces et conservation en cas de contestation
Certaines actions liées à l’inscription, au profil utilisateur ou à la réservation peuvent être conservées dans un historique ou dans des fichiers de suivi. Ces informations ne sont pas demandées directement comme champs dans le formulaire, mais elles peuvent être générées automatiquement lors de l’utilisation du site.
Donnée ou trace conservée | Raison de la conservation |
Historique des modifications d’une réservation | Permettre de vérifier quelles informations ont été modifiées, quand elles l’ont été et, si nécessaire, par qui. |
Historique des messages liés à une réservation | Permettre de retrouver les échanges entre le responsable de réservation et l’administration. |
Historique des e-mails liés à une réservation | Permettre de vérifier qu’une information importante a bien été envoyée. |
Date et heure de certaines actions | Permettre de retracer le suivi administratif d’une inscription, d’un profil ou d’une réservation. |
Adresse IP éventuelle | Sécuriser l’accès au site, détecter un usage anormal, protéger les comptes contre les tentatives d’accès non autorisées et, si nécessaire, aider à comprendre une erreur ou une contestation. |
Traces de validation ou d’acceptation des conditions | Permettre de vérifier que les conditions ont bien été acceptées lors de la réservation. |
Traces liées aux documents transmis | Permettre de savoir quel document a été transmis, à quel moment et pour quelle réservation. |
Fichiers de suivi ou logs utiles à la réservation | Permettre de comprendre une erreur, de vérifier une action ou de traiter une contestation éventuelle. |
Ces historiques et traces techniques sont conservés uniquement lorsqu’ils sont utiles au suivi administratif, à la sécurité, à la preuve d’une communication, à la preuve d’une réservation, à la gestion d’une erreur ou à la gestion d’une contestation éventuelle.
17. Conservation des données
Les données liées à l’inscription, au profil et à la réservation sont conservées dans la base de données annuelle du séjour concerné. Elles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’organisation du séjour, la gestion administrative, le suivi des paiements, la preuve des communications, la gestion des contestations éventuelles, les obligations comptables ou administratives et la traçabilité des décisions prises.
Les renseignements sont gardés et utilisés uniquement pour les séjours en cours ou pour le suivi administratif du séjour concerné. Les données de contact peuvent toutefois être conservées afin de reprendre contact ultérieurement, notamment pour informer les personnes concernées au sujet de futurs séjours, activités ou communications liées à Go for SKI.
Lorsqu’une nouvelle année de réservation est créée, les données opérationnelles de l’année précédente ne sont pas reprises dans la nouvelle année. La nouvelle année démarre avec une base propre pour les nouvelles réservations, tout en conservant uniquement les éléments nécessaires au fonctionnement de la nouvelle année, selon les règles prévues.
18. Sécurité des données
Les données sont stockées dans une base de données protégée. L’accès à l’administration est limité aux personnes autorisées. Les documents et fichiers liés aux réservations sont stockés dans un espace protégé et ne sont pas destinés à être accessibles publiquement.
Des sauvegardes peuvent être réalisées afin de protéger les données contre une perte accidentelle. Les sauvegardes automatiques journalières sont limitées aux dernières sauvegardes conservées selon la configuration prévue. Les sauvegardes manuelles réalisées par l’administrateur peuvent être conservées plus longtemps afin de permettre une restauration en cas de nécessité.
19. Droits des personnes concernées
Toute personne concernée peut demander des informations sur les données la concernant, faire une correction en cas d’erreur ou poser une question relative au traitement de ses données. Les données sont conservées lorsqu’elles sont nécessaires à l’organisation, à la preuve d’une réservation, au suivi administratif, comptable ou à la gestion d’une contestation.
20. Mise à jour
Dernière mise à jour : 15/06/2026